يوثّق البرنامج أنشطة المعالجة داخل منشأتك ببياناتها الكاملة، من الغرض والأساس النظامي إلى فئات البيانات والجهات المستقبِلة ومدد الاحتفاظ.
أنشطة موثّقة
غرض وأساس نظامي
فئات البيانات
جهات مستقبِلة
مدد احتفاظ
كل إدارة تجمع بيانات لغرضها وتشاركها مع جهات، دون سجل يجمع هذه الأنشطة في صورة واحدة.
السجل يجيب عن الأسئلة التي يطرحها المنظّم عادة قبل أن تُطرح، لا بعدها.
تسجيل كل نشاط معالجة والغرض الذي تُجمع البيانات من أجله.
تسجيل الأساس النظامي الذي تستند إليه المعالجة، ليكون قابلًا للمراجعة عند أي استفسار.
بيان فئات البيانات الشخصية المعالَجة وفئات الأفراد المعنيين بها.
توثيق الجهات الداخلية والخارجية التي تصلها البيانات ضمن كل نشاط.
تحديد المدة التي تُحفظ فيها البيانات لكل نشاط قبل التخلص منها.
تحديد الإدارة أو المسؤول عن كل نشاط، فتتضح جهة المساءلة عنه.
تحديد أنشطة المعالجة القائمة في إدارات منشأتك المختلفة.
تسجيل الغرض والأساس النظامي وفئات البيانات وأصحابها لكل نشاط.
توثيق الجهات المستقبِلة ومدد الاحتفاظ المرتبطة بكل نشاط.
تحديث السجل عند تغير الأنشطة أو إضافة معالجة جديدة.
مرجع يوضح الأساس النظامي لكل نشاط عند تقييم أي مخاطرة أو التزام.
سجل واحد يجمع أنشطة المعالجة، فتُبنى قرارات الخصوصية على صورة كاملة.
مستند جاهز يمثل موقف المنشأة أمام أي جهة رقابية دون إعداد لاحق.
وضوح لما توثّقه إدارتهم من معالجة وما يترتب عليه من مسؤولية.
السبب الذي تُجمع البيانات وتُعالَج من أجله، محددًا لا عامًا.
السند الذي يجيز المعالجة، سواء كان موافقة أو التزامًا نظاميًا أو غيره.
أنواع البيانات الشخصية التي يشملها النشاط ومستوى حساسيتها.
من تصله البيانات داخل المنشأة أو خارجها، وبأي صفة.
هو أي عملية تُجرى على بيانات شخصية، مثل جمعها أو تخزينها أو استخدامها أو مشاركتها أو إتلافها، ضمن غرض محدد.
هو مستند يحصر أنشطة المعالجة داخل المنشأة ويوثّق تفاصيل كل نشاط، ليكون مرجعًا عند أي مراجعة تنظيمية.
لأن كل معالجة تحتاج سندًا يجيزها. الأساس غير الموثّق يصعب إثباته لاحقًا حتى لو كان قائمًا فعلًا.
النشاط هو العملية نفسها، والغرض هو السبب الذي تُجرى من أجله. النشاط الواحد قد يخدم أكثر من غرض ويجب فصلها.
لأن الاحتفاظ بالبيانات بعد انتهاء الغرض منها يتحول إلى مخاطرة بلا فائدة. تحديد المدة جزء من ضبط المعالجة.
لا. الأنشطة تتغير بتغير الخدمات والأنظمة، فالسجل يحتاج تحديثًا مستمرًا ليبقى صحيحًا.
غرض وأساس نظامي وفئات بيانات وجهات مستقبِلة ومدد احتفاظ، موثّقة لكل نشاط في مرجع واحد.